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Compliance: conceito internacional de segurança interna chega aos Cartórios

Em uma época em que o Brasil se vê diante de inúmeros casos de corrupção e os órgãos da administração pública passaram a ser cada vez mais cobrados em relação à adoção de ações transparentes e de combate à práticas ilegais, o compliance vem se tornando parte integrante do planejamento e da realidade de muitas serventias extrajudiciais.

“O sentido de compliance é fazer o correto. Vem do verbo em inglês ‘to comply’, que significa estar em conformidade com”, explica o consultor Gilberto Cavicchioli. “Mas basicamente ele se define como um conjunto de procedimentos que visam assegurar o cumprimento de processos de trabalho”, completa o administrador de empresas e professor da Fundação Getúlio Vargas e da Escola Superior de Propaganda e Marketing (ESPM).

Mestranda do Programa de Pós-graduação stricto sensu em Direito da Universidade Veiga de Almeida (UVA), no Rio de Janeiro, Débora Ribeiro Sá Freire, no artigo Compliance nos Cartórios: Instrumento Garantidor da Confiança Depositada no Notário pelos Cidadãos, Empresas e Estado? explica que o compliance
é um instrumento fundamental para facilitar a análise das atividades desenvolvidas entre os funcionários e os clientes, de forma a que sejam sempre respeitados os princípios éticos e legais da profissão.

“É uma forma de reforçar a questão da confiabilidade do notário e do registrador. Já existe uma fiscalização externa por parte da Corregedoria, então, a maneira de preservar o notário e o registrador é o compliance . É um setor dentro do cartório para evitar condutas fraudulentas, como por exemplo o registro de um documento falso”, diz a advogada.

“A confiabilidade, no caso das atividades notariais e registrais, assume, como é evidente, especial relevância. Isso é um dos resultados que se buscam com um programa de compliance”

A LEI ANTICORRUPÇÃO

Em vigor desde 29 de janeiro de 2014, a Lei 12.846/13, conhecida como Lei Anticorrupção, tem como objetivo dispor “sobre a responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira”.

Em 2016, uma pesquisa realizada pelo Instituto de Pesquisas Datafolha mostrou que os cartórios são considerados a instituição mais confiável do País. Um dos objetivos da adoção do compliance pelas unidades notariais e registrais é justamente manter essa imagem. O Prêmio de Qualidade Total da Associação dos No
tários e Registradores do Brasil (Anoreg/BR), maior premiação nacional da atividade incluiu para 2017 a adoção de mecanismos de compliance como um dos critérios de avaliação.

“O compliance é hoje um dos pré-requisitos para que as empresas e órgãos públicos se comprometam com a sociedade na realização de um trabalho sério e transparente, ao mesmo tempo que aperfeiçoam seus mecanismos de autocontrole, evitando que práticas incorretas sejam efetuadas em sua atividade“, explica Alessandra Gaspar, membro do Conselho Gestor da PCER Brasil, empresa de auditoria independente internacional portuguesa, responsável pela avaliação do Prêmio de Qualidade da Anoreg/BR.

O que significa Compliance?

Compliance é o conjunto de disciplinas para fazer cumprir as normas legais e regulamentares, as políticas e as diretrizes estabelecidas para o negócio e para as atividades da instituição ou empresa, bem como evitar, detectar e tratar qualquer desvio ou inconformidade que possa ocorrer

O processo já funciona em três unidades no Brasil que já implementaram ou estão em vias de concluir o compliance : o 16º Oficial de Registro de Imóveis da Capital, em São Paulo; o Terceiro Tabelionato de Notas de Caxias do Sul, no Rio Grande do Sul e o 12º Ofício de Notas de Salvador, na Bahia.

Conceição Nobre Gaspar, titular do 12º Ofício de Notas de Salvador, está implementando um núcleo de compliance dentro do Tabelionato, com previsão de operação até o fim do mês de julho. Os investimentos para o projeto, não são de hoje.

“Após a privatização dos cartórios da Bahia, começamos a investir muito em infraestrutura e tecnologia. Debatemos muito sobre o assunto e acompanhamos diversas reuniões em várias empresas, o que despertou nosso interesse de implantar o serviço no 12º Ofício”, conta a tabeliã.

Um cartório que já possui o compliance como parte integrante fundamental é o 3º Tabelionato de Notas de Caxias do Sul, no Rio Grande do Sul. A serventia é certificada ISO 9001:2008 e NBR 15.906 e recebeu o Certificado Master de qualidade, emitido pela ANOREG/BR, pela premiação recebida na categoria Diamante, do PQTA-ANOREG, por quatro anos consecutivos.

“As regras de
compliance já vinham sendo estudadas a algum tempo pelo tabelião, que decidiu implantá-las este ano. O processo ocorreu de forma sistemática, adaptado ao sistema de gestão da qualidade do Tabelionato, visando aumentar a segurança dos atos praticados pelos colaboradores, os quais devem agir sempre de acordo com as leis, regras, normas, instruções e padrões impostos pelas autoridades fiscalizatórias da atividade e determinadas pelo Tabelião”, detalha o Tabelião Substituto, Rodrigo Isolan.

Para o tabelião, as mudanças são muitas e perceptíveis. “Desde a aplicação do sistema de gestão da qualidade até a aplicação das regras do compliance na serventia os efeitos imediatos verificados são a padronização dos serviços e atendimentos, uma maior responsabilidade e segurança dos colaboradores na execução de suas tarefas, maior reconhecimento da sociedade para com os serviços prestados pelo Tabelionato, além de gerar uma maior segurança ao Tabelião quanto aos atos praticados pelos seus prepostos”.

Outra unidade que já implementou práticas de compliance é o 16º Oficial de Registro de Imóveis de São Paulo. No local, há uma pessoa isenta chamada de Compliance Officer . A esta são destinadas as denúncias que devem ser esclarecidas ou ter providências adotadas no prazo estipulado no Manual de Bolso do Compliance , documento elaborado por advogados do escritório que desenvolveu o projeto para o Registro de Imóveis.

“O Cartório hoje consta com diversas denúncias esclarecidas que ajudaram no aprimoramento de setores e de atuações junto ao público. Essa atuação do Compliance Officer deu segurança a todos os colaboradores que hoje sabem que podem contar com um setor interno completamente isento”, explicam Vanda Antunes da Cruz, oficial, e Cristiano Antunes da Cruz, oficial substituto. “Além disso qualquer intenção de fraude a ser cometida seja por um colaborador, seja por um fornecedor, está completamente descartada, face às particularidades que o cumprimento das diretrizes do Manual do Compliance determina”, completam.

“Atuação do Compliance Officer deu segurança a todos os colaboradores que hoje sabem que podem contar com um setor interno completamente isento”

A IMPLEMENTAÇÃO

Um dos responsáveis pela implementação do serviço no cartório de Conceição Gaspar foi Paulo Suzart, consultor da empresa Hage, Navarro, Fonseca, Suzart e Prudêncio Consultoria em Compliance . O especialista conta que a procura aumentou consideravelmente e que o projeto tem inspiração internacional.

“Temos recebido retornos consideráveis e contatos feitos não só na Bahia como em São Paulo e outros estados. Cartórios, infelizmente, podem ser uma via para o cometimento de diversos crimes como financiamento ao terrorismo e lavagem de dinheiro, portanto, o projeto segue o modelo adotado na Espanha, por ser um país mundialmente reconhecido ao combate a atos ilícitos”, explica Suzart.

Gilberto Cavicchioli detalha as etapas necessárias para a implementação de um projeto de compliance . “Primeiramente, ser compreendido pelas pessoas envolvidas em sua aplicação. Em seguida, é preciso realizar um mapeamento dos riscos operacionais e das vulnerabilidades a que podem ser expostos os processos de trabalho”.

Conceição conta que a aceitação por parte dos funcionários do cartório já é grande, mesmo antes do projeto ser implementado. “Foi algo que me surpreendeu. Imaginei por algum momento que não fossem aprovar tantas regras ou uma normatização, mas estão totalmente dedicados em fazer acontecer”, diz a tabeliã.

Na Espanha, o projeto utiliza dois sistemas: um de varredura de criminosos cujos nomes constam em listas de sanções internacionais e que conseguem identificar, por exemplo, se trata-se de um traficante ou um criminoso do colarinho branco e outro onde são analisadas todas as transações realizadas entre os notários, em um sistema gerido pela própria atividade notarial espanhola, para que seja feito um mapeamento de riscos de documentos que estão sendo confeccionados. “O objetivo principal é prevenir para depois detectar”, comenta Paulo Suzart.

A IMPORTÂNCIA

Ex-ministro da Controladoria-Geral da União (CGU) e fundador da Hage, Navarro, Fonseca, Suzart e Prudêncio Consultoria em Compliance , Jorge Hage cita as recentes inovações legislativas voltadas a explicitar a responsabilização, tanto das entidades como pessoas formais – nas esferas civil e administrativa – quanto de seus dirigentes/responsáveis como pessoas físicas – na civil e na criminal. A Lei 12.846/2013, no primeiro caso e a Lei 13.286/2016 que alterou a 8.935/94, no segundo, são as principais.

“Conforme disposto no primeiro desses diplomas, a responsabilização ali é objetiva, o que vale dizer que o cartório responderá, com seu patrimônio, por qualquer dos ilícitos que venha a ser praticado por qualquer de seus colaboradores ou mesmo terceirizados, independentemente de ordem ou sequer de conhecimento de seus dirigentes. Todavia, se a entidade demonstrar que tem um bom programa de compliance , a multa que lhe seria aplicada poderá ser reduzida em até 2/3, cabendo ainda a isenção ou atenuação de outras penalidades”.

Para o ex-ministro, a parte mais importante é o ganho de imagem perante o público usuário e os órgãos públicos, inclusive os judiciais, aos quais cabe a fiscalização e normatização da atividade registral e notarial. “A confiabilidade, no caso das atividades notariais e registrais, assume, como é evidente, especial relevância. E isso é um dos resultados que se buscam com um programa de compliance ”. Na visão de Conceição Gaspar, o compliance é um caminho sem volta. “Tenho certeza que a tendência é cada vez mais cartórios implementarem esse projeto. Acredito que, no futuro, será uma exigência até para premiações”, opina Conceição.

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